Если создавать каждую бумажку по бизнесу и нескончаемо держать, с годами понадобится автономное помещение под архив. А действительно регулярно держать все бумажки не обязательно. Если вас интересует хранение документов, обратитесь на удобный сайт docexp.ru.

Фирмам и ИП необходимо держать все бумаги, которые сопряжены с их работой. Некоторые нужно держать даже после того, как вы закрыли собственное дело.

Если создавать каждую бумажку и нескончаемо держать, с годами для этого понадобится автономное помещение лишь под архив. Мы узнали, какие бумаги, как и сколько держать в обязательном порядке, а какие можно не держать, и узнали, какие есть еще виды.

Зачем держать бумаги

Ясно, что, пока компания проводит дела с компаньоном, она бережет все бумаги по этим сделкам: контракты, акты сделанных работ или проявленных услуг, товарные накладные. Они понадобятся, чтобы отстоять собственные интересы в суде, если компаньон не соблюдет критерии сделки, или чтобы основать справедливость операций, если банк или налоговая интересуются, от кого вы приобрели деньги или куда истратили.

То же самое с профессиональными бумагами: пока работник действует, в компании лежат трудовые контракты, собственные дела, трудовые книги и все другое.

По закону держать бумаги необходимо и после того, как контракты выполнены, а дела с компаньоном завершены. Это касается всех документов компании:

документов налогового учета;
профессиональных;
бухгалтерских.

Держать их необходимо, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Профессиональные бумаги держат на пример, если потребуется информация о прежних работниках, к примеру чтобы доказать стаж или восстановить трудовую книгу.

Виды документов и сроки хранения

Для любого вида документов установлены собственные сроки хранения исходя из стадии значимости. Они обозначены в списке, одобренном указом Росархива от 20 января 2019 года номер 236.

Посмотреть сроки хранения документов в списке
Стоит отметить бумаги временного и регулярного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Бумаги регулярного хранения первые 10 лет должны располагаться в компании, а потом их передают в архив.

Период хранения документов отсчитывается с 1 февраля 2015 года, после того как делопроизводство по ним было окончено. К примеру, вы подписали контракт с компаньоном 10 февраля 2019 года, а завершили работу в 2020 году. Период хранения отсчитывается не с даты решения договора, а с 1 февраля 2021 — года, следующего за тем, когда договор был выполнен.

Или другой образец: перевод потерь с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в нынешнем. Терпеть потери можно длительное время — 5 или даже 10 лет, — и все эти годы необходимо держать основные бумаги, которые признают финансы и траты за нерентабельный год. А период хранения этих документов стартует лишь после того, как компания вынесут весь урон.